Digitalisation · Documents
Retrouver chaque document rapidement et maîtriser ses versions.
Nous concevons une organisation numérique simple pour classer, partager, valider, retrouver et archiver les documents.
LIDAConseil · Terrain · Résultats
Cette offre est utile si…
Vous reconnaissez ces situations dans votre activité.
01
Fichiers dispersés
02
Noms incohérents
03
Accès difficiles à contrôler
04
Temps perdu à rechercher
Périmètre
Ce que LIDA analyse, construit et transmet.
La proposition finale ajuste ce périmètre au diagnostic et distingue explicitement les responsabilités de LIDA, de l’entreprise et des professionnels habilités.
Ce que vous recevez
Des supports nommés, utilisables et transmis aux responsables.
Chaque livrable est adapté aux outils retenus et au niveau de maturité constaté.
Cas pratique représentatif
Un exemple concret, présenté en toute transparence.
Cas illustratif : il décrit une mission possible, pas un client ni un résultat constaté.
Une entreprise de services partage ses dossiers clients dans un espace commun où coexistent des doublons et des fichiers nommés « scan » ou « version finale ».
Les équipes perdent du temps à retrouver la bonne version et les droits d’accès ne correspondent plus aux responsabilités.
LIDA définit une arborescence par activité, des règles de nommage, les droits utiles et une méthode d’archivage testée sur un dossier pilote.
- Plan de classement numérique
- Convention de nommage
- Matrice des accès
Chaque collaborateur dispose d’un emplacement connu, d’une règle de version et d’un chemin clair pour archiver ou retrouver un document.
Déroulement concret
Les quatre étapes propres à cette mission.
- 01
Observer les recherches
Repérer où les équipes créent, partagent, valident et retrouvent les fichiers.
- 02
Dessiner l’arborescence
Définir dossiers, propriétaires, accès et règles de nommage par activité.
- 03
Migrer un pilote
Classer un échantillon, traiter les doublons et vérifier les droits.
- 04
Passer la méthode
Remettre le guide et accompagner les utilisateurs sur leurs premiers dossiers.
Rôles et limites
Ce qui est inclus, attendu et hors périmètre.
Inclus dans l’accompagnement
- Analyse des usages documentaires
- Règles de nommage, version et accès
- Test sur un périmètre pilote
À fournir par l’entreprise
- Échantillon de dossiers et arborescences
- Profils d’utilisateurs
- Contraintes de partage et d’archivage
Hors périmètre ou réservé
- Numérisation massive des archives
- Fourniture d’un abonnement logiciel
- Cybersécurité ou hébergement non cadrés
Prochaine étape
Faites diagnostiquer votre organisation documentaire.
Présentez vos dossiers actuels pour obtenir un périmètre de classement et de migration réaliste.